Aufbewahrungsfristen

Auf dieser Seite informieren wir Sie ausführlich zum Thema Aufbewahrungsfristen – für wen diese gelten, welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen und wie lange. Sollten Ihre Fragen zum Thema Aufbewahrungsfristen hier nicht beantwortet werden, zögern Sie nicht uns persönlich anzusprechen.

Wer muss Aufbewahrungsfristen beachten?

Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§ 257 HGB), vor allem aber aus steuerlichen Gründen haben alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften nach § 147 Abgabenordnung (AO) zu erfüllen.

Was ist aufzubewahren?

Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und zur Aufbewahrung von Schriftgut stimmen nur zum Teil überein. Aus steuerrechtlichen Gründen sind sämtliche Geschäftsunterlagen und sonstigen Unterlagen aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die handelsrechtlichen Vorschriften haben damit für die betriebliche Praxis nicht die Bedeutung wie sie den steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften zukommt. Im folgenden werden daher vornehmlich die steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften dargestellt.

Wie sind die Aufbewahrungsfristen?

Nach Steuerrecht gilt die Aufbewahrungsfrist von

10 Jahren für:
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege.

6 Jahren für:
Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Diese festen Aufbewahrungsfristen können sich jedoch dann verlängern, wenn das Schriftgut für die Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Im einzelnen wird der Ablauf der Festsetzungsfrist durch einen der folgenden Sachverhalte gehemmt:

  • begonnene Außenprüfung,
  • vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO,
  • anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  • schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren,
  • Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluß des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, die Jahresabschlüsse oder die Konzernabschlüsse aufgestellt sind, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde oder der Buchungsbeleg oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind. Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet. Entsprechendes gilt für einseitige Willenserklärungen.

In welcher Form müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrung im Original ist nur in Ausnahmefällen vorgeschrieben. Eröffnungsbilanzen, die Jahresabschlüsse und die Konzernabschlüsse müssen nach § 257 Abs. 3 S. 1 HGB und § 147 Abs. 2 S.1 AO innerhalb der Aufbewahrungsfrist im Original aufbewahrt werden, auch wenn sie auf Mikrofilm oder anderen Datenträgern aufgezeichnet sind.

Wo muß aufbewahrt werden?

Nach der steuerlichen Vorschrift (§ 146 Abs. 2 AO) ist das aufbewahrungspflichtige Schriftgut in der Bundesrepublik Deutschland aufzubewahren. Das Handelsgesetzbuch schreibt keinen Ort vor, doch müssen die Unterlagen in einer angemessenen Frist vorgelegt werden können (§ 239 Abs. 4 HGB).

10 Jahre sind aufzubewahren:

Änderungsnachweise der EDV-Buchführung
Anlagevermögensbücher und -karteien
Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung
Ausfuhrunterlagen
Ausgangsrechnungen
Belege, soweit Buchfunktion
Bilanzen (Jahresbilanzen)
Buchungsbelege
Debitorenlisten, sowie Bilanzunterlagen
Depotauszüge
Eingangsrechnungen
Eröffnungsbilanzen
Gewinn- und Verlustrechnung
Grundstücksverzeichnis, soweit Inventar
Handelsbücher
Hauptabschlussübersicht
Inventar
Jahresabschlüsse
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent
Kassenberichte
Kassenbücher und -blätter
Kontenpläne und Kontenplanänderungen
Kontenregister
Kontoauszüge
Konzernabschlüsse
Konzernlagebericht inkl. Arbeitsanweisungen
Lageberichte
Lieferscheine
Lohnbelege
Magnetbänder mit Buchfunktion
Nachnahmebelege
Organisationsunterlagen
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung
Quittungen
Rechnungen
Reisekostenabrechnungen
Sachkonten
Saldenbilanzen
Speicherbelegungsplan bei EDV-Buchführung
Verbindlichkeiten (Zusammenstellung)
Verkaufsbücher
Vermögensverzeichnis
Wareneingangs- und ausgangsbücher
Zahlungsanweisungen, soweit Buchungsbelege
Zahlungsbelege
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel)

6 Jahre sind aufzubewahren (*soweit nicht Buchungsbeleg):

Abrechnungsunterlagen *
Abtretungserklärungen
Akkreditive
Aktenvermerke
Angebote
Angestelltenversicherung
Aussendienstabrechnungen *
Bankbürgschaften
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen
Betriebskostenabrechnung
Betriebskostenabrechnungen
Betriebsprüfungsberichte
Bewertungsunterlagen
Bewirtungsunterlagen
Bilanzunterlagen
Buchungsanweisungen
Darlehensunterlagen
Dauerauftragsunterlagen
Einheitswertunterlagen
Essensmarkenabrechnungen
Fahrtkostenerstattungsunterlagen *
Finanzberichte
Frachtbriefe
Gehaltslisten
Geschäftsberichte
Geschäftsbriefe
Grundbuchauszüge
Gutschriftenanzeigen *
Handelsbriefe
Handelsregisterauszüge
Investionszulage (Unterlagen)
Jahresabschlusserläuterungen
Kalkulationsunterlagen
Kreditunterlagen
Lagerbuchführung
Lohnkonten
Lohnlisten
Mahnbescheide
Mietunterlagen
Pachtunterlagen
Preislisten
Protokolle
Prozessakten
Schadensunterlagen
Schriftwechsel
Spendenbescheinigungen
Steuerunterlagen
Telefonkostennachweise *
Überstundenlisten
Vermögenswirksame Leistungen
Versand- und Frachtungerlagen
Versicherungspolicen
Verträge
Wechsel

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